Políticas

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

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‍Última actualización: 8 de julio de 2026 En Santos Notary (en adelante, "nosotros", "nuestro" o la "Empresa"), nos tomamos muy en serio la seguridad y la privacidad de los datos personales de nuestros usuarios, clientes y firmantes (en adelante, el "Usuario" o "usted"). Esta Política de Privacidad describe de manera detallada cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos, compartimos y protegemos su información cuando utiliza nuestro sitio web, aplicaciones y servicios de Notarización Remota en Línea (RON).Al utilizar nuestros Servicios, usted acepta las prácticas descritas en esta política. Si no está de acuerdo con estos términos, debe abstenerse de utilizar la plataforma y nuestros servicios.1. Información que RecopilamosPara llevar a cabo los procesos de Notarización Remota en Línea (RON) de manera legal y segura, estamos obligados por ley a recopilar diferentes categorías de información:A. Información de Identificación Personal (PII)‍

• Datos de contacto: Nombre completo, dirección física, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
  
• Documentos de identidad oficial: Fotografía, capturas o escaneos de su pasaporte, licencia de conducir, identificación estatal u otro documento de identidad emitido por el gobierno.
  
• Datos de verificación (KBA): Respuestas a preguntas de seguridad basadas en el historial crediticio o comercial del Usuario, utilizadas exclusivamente para cumplir con el proceso de Autenticación Basada en Conocimiento requerido por las leyes notariales.
  

B. Registros de Audio y Video (Grabación de la Sesión)‍

• De conformidad con las leyes que rigen la Notarización Remota en Línea (RON), cada sesión notarial debe ser grabada en audio y video en tiempo real. Esto incluye la captura de su rostro, voz, el entorno inmediato visible durante la sesión, y la exhibición de sus documentos de identidad ante la cámara.
  

C. Datos Técnicos y de Navegación‍

• Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, proveedor de servicios de Internet (ISP), páginas de referencia/salida, registros de fecha/hora y datos de Clickstream.
  

2. Cómo Utilizamos su InformaciónLa recopilación de sus datos responde a fines estrictamente legales, contractuales y operativos:

• Ejecución del Acto Notarial: Validar su identidad, confirmar su capacidad e intención de firma, y emitir la certificación notarial correspondiente.
  
• Cumplimiento Legal Obligatorio: Mantener el libro de registro notarial (Notary Journal) y el archivo de grabaciones exigido por el Estado de Delaware y demás jurisdicciones aplicables.
  
• Operación y Mejora: Procesar sus transacciones financieras, gestionar sus citas y optimizar el rendimiento técnico de la plataforma.
  

3. Retención y Almacenamiento de los DatosEl almacenamiento de la información recopilada se rige por las normativas de conservación documental que obligan a los notarios públicos:

• Grabaciones de video y diarios notariales: Serán conservados de forma segura durante el período mínimo exigido por las leyes del Estado de Delaware (el cual puede extenderse por varios años, dependiendo de la legislación vigente para los actos RON).
  
• Documentos temporales: Los documentos cargados para su firma que no requieran almacenamiento a largo plazo por mandato legal serán eliminados de nuestros servidores activos una vez concluido el servicio y entregado el producto final al cliente, salvo disposición legal en contrario.
  

4. Uso de Servicios de Terceros y Transferencia de DatosPara garantizar la validez legal y el correcto funcionamiento técnico de los procesos notariales, Santos Notary integra infraestructuras y herramientas provistas por terceros subcontratados (tales como pasarelas de pago, software especializado de RON, servidores de almacenamiento en la nube y sistemas de validación de identidad).

• Políticas Externas: Estos terceros operan bajo sus propios términos y políticas de privacidad. El tratamiento de los datos transferidos a dichos proveedores con el único fin de procesar pagos, verificar identidades o alojar las sesiones en la nube se regirá de manera estricta por las políticas de dichos terceros.
  
• Deslinde de Responsabilidad: Santos Notary y el Usuario se acogen a los términos de privacidad de estos proveedores para cualquier reclamación, fallo o disputa relacionada con sus infraestructuras de datos.
  
• Revelación por Mandato Legal: No vendemos ni comercializamos sus datos personales. Solo compartiremos información con autoridades judiciales, gubernamentales o regulatorias si es estrictamente requerido por ley o por una orden judicial competente.
  

5. Seguridad de la InformaciónImplementamos medidas de seguridad técnicas, administrativas y organizativas de nivel industrial para proteger sus datos contra el acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción:

• Encriptación de datos en tránsito (SSL/TLS) y en reposo.
  
• Almacenamiento en servidores de alta seguridad con control de acceso restringido.
  
• Protocolos avanzados de inviolabilidad digital (tamper-evident) aplicados a los documentos notarizados para evitar modificaciones posteriores.
  

Sin embargo, el Usuario reconoce que ningún método de transmisión por Internet o almacenamiento electrónico es 100% seguro, por lo que no podemos garantizar una seguridad absoluta frente a ataques cibernéticos maliciosos de fuerza mayor.6. Derechos del Usuario (Privacidad y Acceso)Dependiendo de su lugar de residencia, usted puede tener derechos específicos sobre sus datos personales (tales como el acceso, rectificación o limitación del tratamiento). No obstante, el Usuario acepta y reconoce que los derechos de supresión o eliminación de datos están limitados y subordinados a las leyes notariales estatales.

• Un notario público no puede borrar los registros de una notarización ni destruir las grabaciones de video de una sesión RON antes de que expire el plazo legal de retención obligatoria establecido por el estado.
  

7. Enlaces a Sitios de TercerosNuestra plataforma puede contener enlaces a sitios web de terceros. No somos responsables de las prácticas de privacidad ni del contenido de dichos sitios externos. Le recomendamos leer las políticas de privacidad de cada sitio web que visite.8. Cambios a esta Política de PrivacidadNos reservamos el derecho de actualizar o modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Cualquier cambio será efectivo inmediatamente después de su publicación en esta sección de la plataforma. El uso continuado de los Servicios tras la publicación de los cambios constituye su aceptación de la política actualizada.9. Ley AplicableEsta Política de Privacidad se rige e interpreta bajo las leyes del Estado de Delaware, Estados Unidos de América (USA), independientemente de la ubicación geográfica del Usuario al momento de acceder al servicio.10. Información de ContactoSi tiene preguntas, inquietudes o desea realizar una consulta sobre el tratamiento de sus datos personales bajo esta política, puede comunicarse con nosotros en:

• Santos Notary
  
• Correo electrónico: santosnotary@outlook.com

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